Digitalisierung als Chance gegen Krisen

Die aktuelle Corona-Pandemie und daraus resultierende Krise lehrt uns in Deutschland eines – hätten wir uns früher und intensiver mit den Möglichkeiten der Digitalisierung auseinandergesetzt und einen echten Transformationsprozess eingeleitet und umgesetzt, könnte es in vielen Branchen aber auch jedem einzelnen Gewerbe ein klein wenig entspannter laufen. Dabei ist natürlich klar, dass sich ein Schnitzel nicht via Teams-Chat zubereiten lässt und ein Turnschuh nicht per E-Mail geliefert wird. Auch ist der mangelhafte Ausbau von Breitbandinternet vielerorts ein Problem und trägt nicht gerade zum Entdecken der Möglichkeiten bei. All dies sollte jedoch kein Grund sein, sich nicht mit  den Chancen auseinanderzusetzen, die Digitalisierung bietet – und doch sehen gerade Kleinunternehmer immer noch eher Risiken als Chancen in der Digitalisierung.

Was aber ist unter Digitalisierung des eigenen Angebots eines kleinen – oder mittelständischen Unternehmens (KMU) zu verstehen?

Ein kurze Checkliste gängiger Empfehlungen:

  • Automatisierter Rechnungs- und Zahlungsverkehr für weniger Verwaltungsarbeit
  • Nutzung von Projektmanagement-Tools für die interne Organisation mit Mitarbeitern und Dienstleistern für weniger Planungsarbeit
  • Einsatz von E-Mail Marketing zur regelmäßigen Stammkunden-Information
  • DSGVO-konforme Pflege von Kundendaten
  • ggf. Cloud-Infrastruktur
  • Mobile Arbeitsplätze
  • Verfügbarkeit der eigenen Angebote und Dienstleistungen über einen optimierten Webauftritt und/oder Onlineshop
  • regelmäßige Pflege seiner Webpräsenz (Aktualität, Verfügbarkeit)
  • Kundenkommunikation via Messenger-Dienste und Social Media
  • Eintragung in verfügbare digitale Branchenbücher 
  • Nutzung regionaler Plattformen (siehe das Beispiel KEPTN)
  • Onlinemarketing durch eigene Social Media Auftritte und Suchmaschinen-Werbung

Wie du siehst sind viele genannte Dinge eigentlich kein Hexenwerk. Mit ein wenig Planung und einer entsprechenden Strategie lassen sich diese und andere Prozesse auch in kleinen Unternehmen umsetzen. Das bedeutet zwar zunächst einmal Arbeit, bringt dir im Nachgang aber verschiedene Vorteile.

Vorteile der Digitalisierung

Zeitersparnis und somit mehr Zeit für neue Ideen und eine bessere „Work-Freetime-Balance“

Höhere Effizienz und geringer Kosten durch Ablösung analoger Prozesse und somit idealerweise mehr Einnahmen

Resultierend aus 1. und 2.: Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit

Mehr Flexibilität und dadurch Mitarbeiter- ggf. auch Kundenzufriedenheit

Doch die beste Website und der strukturierteste Prozess hilft dir nicht weiter, wenn dein Team nicht auch bereit für die Digitalisierung des Unternehmens ist. Häufig wird Digitalisierung von Geschäftsführern und IT-Verantwortlichen gerne als eine Sammlung einzelner Projekte (miss)verstanden. Das ist natürlich brandgefährlich – denn die Mitarbeiter sind entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung und Nachhaltigkeit.

Mitarbeiter einzubeziehen ist das A und O

Die meisten Mitarbeiter stehen einem entsprechenden Wandel positiv gegenüber und sehen in der digitalen Transformation auch eine Chance für sich selbst, Arbeitsprozesse zu verbessern, sich selbst weiterzuentwickeln und dem Unternehmen positive Impulse und Ideen zu geben – Digitale Dienste erleichtern dies natürlich.

Was ist also zu tun, um die Mitarbeiter einzubeziehen?

1. Klare Definitionen und Ziele finden

Damit keine falschen Erwartungen geweckt werden, müssen du und deine Mitarbeiter verstehen, dass die Digitalisierung ein ganzheitlicher Prozess ist, der durch ständig neue Technologien weiter wächst, sich verändert und nie wirklich abgeschlossen werden kann. Umso wichtiger ist es daher, planbare Ziele für einen bestimmten Zeitraum zu definieren. Saloppe Aussagen wie etwa „Wir wollen digitalisieren“ reichen dafür bei Weitem nicht aus. Besser wäre es zu sagen: „Dies ist unser Plan und das die einzelnen Teilschritte für Zeitraum X“ – bei der Konkretisierung solcher Pläne helfen wir dir natürlich gern. Frag uns einfach!

Alle Zielvorstellungen sollten also in einem flexiblen Projektmanagement-Tool oder einer Cloudanwendung festgehalten werden. Und zwar so, dass man agil an den Inhalten arbeiten kann.

2. Kommunikation der Digitaliserungsziele

Sobald die Strategie klar definiert ist, sollte es oberstes Gebot sein, deine Mitarbeiter einzubeziehen. Stelle Ideen und Änderungen im Unternehmen vor, bevor du sie umsetzt. Vermittle die Hintergründe und Technologie und deren Wert und Nutzen, sonst denken viele Kollegen noch nach dem Motto: „Bisher hat doch alles geklappt, warum nun etwas daran ändern?“.

Am besten gelingt dir ein Wissenstransfer über spezielle Workshops und Schulungen. Dabei kannst du selbst, oder aber Experten für die Digitalisierung deinen Mitarbeitern Schritt für Schritt den Wandlungsprozess erläutern und Hilfestellungen für neue Tools und Prozesse geben. Erfahrungsgemäß ist dies nicht mit einem Termin getan, sondern erfordert Regelmäßigkeit. Auch hierbei helfen wir dir gern.

3. Ansprechpartner erleichtern die Umstellung

Je nach Größe deines Unternehmens kann es sinnvoll sein, Ansprechpartner im Unternehmen zu benennen: Dabei werden einzelne Kollegen oder Dienstleister als Experten oder „Change Agents“ für die Transformation bestimmt und fungieren als Vorbilder. Sie setzen neue Technologien als erste ein und stehen den Kollegen bei Fragen direkt zur Seite. Wenn die Change Agents gleichzeitig Experte und Kollege sind, fällt es den Mitarbeitern leichter, eventuelle Probleme in Bezug auf die Digitalisierung an diese zu adressieren.

Fazit

Den Weg der Digitalisierung zu beschreiten und sich selbst Möglichkeiten zu schaffen, auf Krisen leichter zu reagieren ist eine große Chance für jedes noch so kleine Unternehmen. Wer dann noch antizyklisch handelt, hat beste Chancen gestärkt aus Krisen hervor zu gehen.

Eines musst du allerdings im Hinterkopf behalten: Die drei genannten Schritte sind keine Geling-Garantie! Es gibt noch einen wichtigen Punkt, der nicht außer Acht gelassen werden darf: Deine Unternehmenskultur.

Wichtige Telefonnummern

Bürgertelefon des Bundesgesundheits­ministeriums
030 346 465 100

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0800 011 77 22

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116 117